Unsere LEISTUNG

 

 

DOKUMENTEN-MANAGEMENT

 

DIGITALISIERUNG

Mehr als Sie erwarten! Wir digitalisieren jede Art von Printmedien: Ob Zeichnungen, Dokumentationen, Kundenakten, Bücher oder historische Dokumente  - für uns kein Problem! Qualifizierte Mitarbeiter und Hochleistungsscanner garantieren maximale Qualität.

 

•  Scannen

Unsere Scanabteilung ist hervorragend ausgestattet mit Scannern namhafter Hersteller. Wir verwenden für die große Zahl unterschiedlicher Medien Einzugsscanner, Flachbettscanner und Aufsichtscanner (Buchscanner). Mit diesen Geräten decken wir den Bereich von DIN A4 (und kleiner) bis DIN A0 und Übergrößen ab. Unterstützt durch Bildbearbeitungs- und

Bildaufbereitungssoftware (wie z.B. VRS) werden aus den Originalen qualitativ hochwertige Digitalisate erstellt. Wir übernehmen für Sie die komplette Aktenvorbereitung wie Ausheften, Entklammern und Glätten der Belege! Die Verarbeitungsprozesse (z.B. Entfernung von leeren Rückseiten, digitale Hintergrundsäuberung, digitales Ausrichten und Beschneiden, Volltexterkennung (OCR), etc.) können individuell angepasst werden.

 

• Datenindexierung und -konvertierung

Individuell nach Ihren Wünschen indexieren wir Ihre Dokumente manuell oder mittels Volltexterkennung (OCR) und konvertieren diese in alle gängigen Formate.

 

• Inhousescannen

Sensible Daten können auch ohne Transportrisiko bei Ihnen im Haus gescannt werden, bei Bedarf auch in von uns gestellten mobilen Bürocontainern.

 

• Scan on Demand

Es lohnt sich nicht alle Ihre Altdokumente zu digitalisieren, weil Sie nicht abschätzen können, welche Sie noch benötigen? Gerne lagern wir Ihre Dokumente ein und digitalisieren nach Bedarf. Wir garantieren auch während der Digitalisierung einen störungsfreien Arbeitsablauf: Sie benötigen ein Dokument doch kurzfristig zurück? Fordern Sie das gewünschte Dokument an und wir stellen es Ihnen wunschgemäß in kürzester Zeit digital oder physisch zur Verfügung.

 

 

 

ARCHIVIERUNG

Individuell und revisionssicher nach Ihren Anforderungen:

• digital im Dokumenten-Management-System (DMS) Docuware®;

• physisch in Hochsicherheitsarchiven je nach Ihrer Anforderung in Zeichnungsrollen, Archivkartons, auf Paletten, in Tresoren etc.

 

 

 

ZERTIFIZIERTE VERNICHTUNG

Wollen Sie nach der Digitalisierung die Papierunterlagen vernichten, erledigen wir das gerne für Sie. Unser langjähriger Vernichtungspartner gewährleistet durch mobiles Equipment eine Vernichtung direkt vor Ort unter Beisein unseres Datenschutzbeauftragten. Eine Vernichtung erfolgt selbstverständlich nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe unseres Kunden gemäß EU-DSGVO DIN 66399 Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4.

 

 

 

DMS UND WORKFLOWLÖSUNGEN

Dokumenten-Management nach Datenschutzrichtlinien mit Docuware® und Jobrouter®

Als Docuware® Partner bieten wir umfassenden Support beim Aufbau und der Pflege eines webbasierten DMS-Systems. Ihr individualisiertes Archivierungskonzept z.B. für eingehende und ausgehende Korrespondenz sowie für Massendaten aus der FIBU ermöglicht Ihnen eine schnelle und unabhängige Datenabfrage. Es garantiert einen reibungslosen, beschleunigten Informationsfluss überall und jederzeit. Sie legen die Prozesse individuell nach Ihrem Unternehmensalltag fest und Docuware® wird nach einer ausführlichen Beratung und Bedarfsanalyse in Ihre bestehende Software-Umgebung integriert.

 

Ihre Möglichkeiten auf einen Blick:

 

• Verwaltung und Sicherung von Dokumenten

• revisionssichere Langzeitarchivierung

• geordnete und zentrale Ablage für alle Abteilungen

• Nachvollziehbarkeit bei Änderungen

 

• Kürzere Dienstwege und standardisierte Prozesse

• zentraler Zugriff via Computer, Web, Smartphone und Tablet

• Einrichtung von Briefkörben und Stempeln

• Schnelle, einfache Bearbeitung und Genehmigung durch zentrale Verwaltung der Zugriffsberechtigungen

• gewünschte Dokumente auf Knopfdruck durch Volltextsuche

• drucken, faxen und E-Mails versenden, direkt aus Ihrem DMS

 

• Der Umwelt zuliebe

• Einsparung von Raum

• Einsparung von Ressourcen