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DocuWare Connect To Notes
Sortieren, einheften, ablegen. Mit DocuWare für Lotus Notes
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Mit CONNECT to NOTES legen Sie Dokumente aus Lotus Notes/Domino manuell oder automatisch in einem DocuWare-Archiv ab. Innerhalb von DocuWare stehen Ihnen Bearbeitungsfunktionen wie Sortieren oder Heften der Dokumente zur Verfügung. Bei Bedarf übergibt DocuWare die archivierten Dokumente einfach wieder an die Lotus Notes Anwendung.
 Datenblatt zu DocuWare Connect To Notes (PDF-Format)
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| Funktionsbeschreibung |
Das Modul DocuWare CONNECT to NOTES wird vollständig in die Lotus Notes Anwendung integriert. Dadurch können die Einstellungen für die Archivierung in der gewohnten Notes Umgebung angelegt werden.
Notwendige Konfigurationen sind:
| - | die Zuordnung zu einem bestimmten DocuWare-Archiv, |
| - | die Zuweisung von Notes-Datenbankfeldern zur automatischen Indexierung, |
| - | die Steuerung der Archivierungsoptionen, |
| - | die Bestimmung einer Notes Protokoll-Datenbank. |
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| Archivierung |
Für die Archivierung stehen zwei unterschiedliche Optionen zur Verfügung:
Manuelle Archivierung:
Ein zusätzlicher DocuWare Menüpunkt ermöglicht dem Benutzer innerhalb der Lotus Notes Anwendung eine einfache Bedienung. Dokumente, die in einer Notes Liste markiert wurden, werden per Mausklick abgelegt.
Automatische Archivierung:
Geänderte oder neu angelegte Notes Dokumente werden im Hintergrund automatisch in das konfigurierte DocuWare Archiv abgelegt. Die Ablage erfolgt dabei nach bestimmten Kriterien. So werden die Dokumente z.B. innerhalb gewisser Zeitabstände automatisch archiviert. Die Archivierung erfolgt nach den voreingestellten Profilen, dabei gibt es folgende Optionen:
| - | Das Notes Dokument wird als RTF-Datei archiviert. |
| - | Notes Dokument und Attachment werden beide abgelegt. |
| - | Nur das Attachment eines Notes Dokuments wird archiviert. |
In Abhängigkeit dazu besteht dann die Möglichkeit
| - | nach der Archivierung alles aus Notes zu löschen, |
| - | lediglich das Attachment aus Notes zu löschen, |
| - | sowohl das Notes Dokument, als auch das Attachment in Notes unverändert zu belassen, |
| - | das Dokument unverändert zu lassen und nur einen Flag hinzuzufügen. |
Falls das Attachment archiviert und aus Notes gelöscht ist, das Notes- Dokument oder die E-Mail jedoch in Notes verbleibt, ist ein direkter Zugriff auf den archivierten Anhang möglich. Mit einem Klick auf die Referenz öffnet sich das in DocuWare archivierte Attachenment. Mit der Möglichkeit, Attachments zu archivieren und über Referenzenimmer im Zugriff zu haben, wird der benötigte Speicherplatz für die Notes Datenbank erheblich verringert. Dies erleichtert die Wartung, Sicherung und Replikation der Datenbank beträchtlich. Bei gleicher Größe der Datenbank können wesentlich mehr Notes Dokumente inklusive Anhänge im direkten Zugriff stehen. Die automatische Index-Vergabe für die Archivierung wird innerhalb der Notes Anwendung voreingestellt. Dabei werden aus dem Notes-Dokument anhand bestimmter Formeln die entsprechenden Daten für das DocuWare Datenbankfeld ausgewählt. Ebenso wird die Dokument ID-Nummer eines Notes Dokuments bei der Archivierung als Indexbegriff übernommen. Dadurch ist jederzeit eine eindeutige Zuordnung des archivierten Dokuments zu dem ursprünglichen Notes Dokument gegeben. Auch werden sämtliche Archivierungsvorgänge in einer eigenen Notes Protokoll-Datenbank aufgezeichnet. Dies ermöglicht eine vollständige Kontrolle aller automatischer und manueller Archivierungen.
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| Import von DocuWare Dokumenten nach Lotus Notes |
Mit DocuWare CONNECT to NOTES werden Dokumente aus einem DocuWare- Briefkorb als Kopien übernommen und an Notes Dokumente als Attachment angehängt. Die Dokumente im DocuWare-Briefkorb können aus einem Archiv stammen oder durch Scannen, den TIFFMAKER oder ACTIVE IMPORT erfasst worden sein. Innerhalb von DocuWare stehen dem Anwender nützliche Funktionen zur Bearbeitung der Dokumente zur Verfügung, wie zum Beispiel das Ent- und Zusammenheften einzelner Dokumente oder auch die sehr leistungsfähige Stempelfunktion. Diese DocuWare-Dokumente können ganz einfach an Lotus Notes übergeben und dort genutzt werden.
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| Für die Auswahl der Dokumente gibt es diese Optionen: |
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Übernahme markierter Dokumente:
Sind im DocuWare-Briefkorb bereits Dokumente markiert, werden diese automatisch übernommen. |
| - |
Sind im DocuWare-Briefkorb keine Dokumente markiert, erscheint eine Auswahlliste aller im Zielbriefkorb enthaltenen Dokumente. Der Notes-Anwender kann so auswählen, welche DocuWare-Dokumente als Attachment übernommen werden sollen.
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| Suche im DocuWare-Archiv |
Bei Einsatz des DocuWare Zusatzmoduls INTERNET-SERVER ist ein direkter Zugriff auf alle Notes Dokumente gewährleistet, die inklusive ihrer Anhänge - nach der Ablage im DocuWare-Archiv - gelöscht wurden. Für die Recherche stehen den Anwendern aus der ihnen vertrauten Notes Oberfläche leistungsfähige Suchfunktionen zur Verfügung. Notes Anwender können in DocuWare- Archiven komfortabel nach Kategorien, Indexbegriffen oder im Volltext suchen. Dokumente können angezeigt und heruntergeladen werden.
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| Installation |
| - | Die Integration von DocuWare CONNECT to NOTES in eine bestehende Datenbank wird von einem Notes-Programmierer übernommen. Mit Hilfe des Lotus Notes-Designers werden die Agenten und andere Komponenten in eine bestehende Notes Anwendung übernommen. |
| - | Ein Notes-Administrator nimmt alle Einstellungen von DocuWare CONNECT to NOTES vor. Dies umfasst die Angabe des DocuWare-Archives, die Art der Archivierung, die Zuordnung der Indexbegriffe, das Anlegen der Protokoll- Datenbank etc.. |
| - | Ein Notes-Anwender nutzt anschließend bei manueller Archivierung lediglich die Schaltflächen, um einen Archivierungsvorgang anzustoßen. Die automatische Archivierung erfolgt auf dem Notes/Domino-Server vollständig im Hintergrund. |
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| Nutzen |
| - | Archivierung von Dokumenten in DocuWare-Archive aus Lotus Notes |
| - | Automatische Archivierung im Hintergrund möglich |
| - | Einfacher Import von Dokumenten von DocuWare nach Lotus Notes |
| - | Direkter Zugriff aus Notes auf archivierte Attachments |
| - | Suche im DocuWare-Archiv direkt aus Nots |
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| Systemvoraussetzungen |
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Wenn Sie sich über die Möglichkeiten, Kosten zu senken und Ihre Akten und Belege elektronisch zu archivieren, informieren möchten, dann nutzen Sie einfach und bequem das Antwortformular, es lohnt sich!
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