|
|
|
|
Internet-Server
Weltweiter Archiv-Zugriff über Intranet und Internet
|
|
DocuWare archiviert Dokumente - ob Briefe, Mails oder kaufmännische Unterlagen - in einem Dokumenten-Pool. INTERNET-SERVER bietet berechtigten Anwendern über Internet und Intranet Zugriff darauf. Mit einem handelsüblichen Web-Browser sind Informationen unternehmensund weltweit für Mitarbeiter, Kunden und Interessenten sofort verfügbar.
 Datenblatt zu DocuWare Internet Server (PDF-Format)
|
| Einsatzgebiete |
Mit dem INTERNET-SERVER kann jedes Unternehmen seinen Kunden und Mitarbeitern einen umfassenden Wissenspool zur Verfügung stellen. Unterschiedlichen Branchen werden vielfältige Einsatzgebiete eröffnet: So verbessert z.B. eine Spedition ihren Service, indem Kunden über die Homepage direkt auf das 'Kundenkonto' zugreifen können. Möchte der Kunde kontrollieren, wer die gelieferte Ware in Empfang genommen hat, gibt er auf der Homepage der Spedition seine Kunden-Nummer und den Zeitraum für die Lieferung ein. Daraufhin wird ihm eine Liste aller unterzeichneten Lieferscheine angezeigt. Mit einem Mausklick erscheint das gewünschte Dokument im Browser und der Kunde kann anhand der Unterschrift den Empfänger feststellen. Der Dokumentenbestand, der bereits für interne Zwecke im Dokumenten-Pool der Spedition zur Verfügung steht, wird so dem Kunden direkt zugänglich gemacht. Unternehmen können auch aktives Wissens-Management für Ihre AngeAngestellten anbieten: Mitarbeitern im Haus, in anderen Filialen oder im Home-Office werden Informationen aus Dokumenten aller Art schnell und aktuell zur Verfügung gestellt, und zwar ohne Web-Programmierung nur durch einfaches Ablegen im DocuWare-Archiv. Ob Produktinformationen, wie Preislisten oder Datenblätter, technische Dokumentationen, Verträge, interne Protokolle, Arbeitsanweisungen oder Wettbewerbsinformationen − mit dem INTERNET-SERVER ist die optimale Informationsversorgung für alle Kollegen sichergestellt.
|
| Ausgewählte Anwendungsbeispiele |
| - | Vertrieb: Archiv-Zugriff für Vertriebsbeauftragte mit Notebook via ISDN, Modem oder Mobiltelefon. |
| - | Auftragsabwicklung: ein Unternehmen kann auf der Homepage des Zulieferers nachschauen, in welcher Phase der Bearbeitung sich sein Auftrag befindet. |
| - | Kundendienst: Zugriff auf technische Dokumentationen vom Kundendienstbüro aus oder beim Kunden selbst. |
| - | Technik: Bereitstellung technischer Dokumentationen im Netzwerk auf PCs und CAD-Workstations. |
| - | Filialbetriebe: Einsicht in Artikelbeschreibungen, Prospekte, Produktinformationen und kaufmännische Unterlagen in der Filiale. |
| - | Handel: Bereitstellung von Produktinformationen, Prospekten und Preislisten für Kunden. |
| - | Kommunales Bürgerbüro: Meldebescheide befinden sich zentral in einem Amt, Zugriff ist von anderen Dienststellen aus möglich. |
| - | Versicherungsagenturen: Policen können sowohl Mitarbeitern als auch dem Versicherten selber über das Web zur Verfügung gestellt werden. |
| - | Baustellenbüro: Bereitstellung von Plänen, Angeboten, Handwerkeraufträgen, Ausschreibungen, Verträgen, Baugenehmigungen. |
| - | Krankenhäuser: Zentraler Zugriff auf Patientenakten. |
| - | Autohäuser: Einsicht in Bestellungen für Ersatzteile, Lieferfristen und -termine. |
|
| Anpassungen der PERL-Sripts |
Erfahrene PERL-Programmierer können durch die Erweiterung des PERL-Scripts umfangreiche Anpassungen durchführen, zum Beispiel ein automatisches Login unter einem festen oder auf andere Weise (z.B. externes Login) bestimmten Benutzeraccount realisieren oder Datenbankfelder sichtbar (änderbar) oder unsichtbar (fix) vorbelegen.
|
| Anpassungen im Style-Sheet |
Die Informationen des Style-Sheets bestimmen das Aussehen der fertigen HTML-Seiten. So kann man z.B. die Hintergrundfarbe der Suchmaske verändern, aber auch Schriftgröße, -farbe und -art sowie Rahmenangaben und Abstände.
|
| Anpassungen der HTML-Vorlagen |
Die mitgelieferten HTML-Vorlagen lassen sich an das Aussehen der Website des Unternehmens anpassen. Es dürfen lediglich die Tags, die während der Laufzeit durch die HTML-Codes des Servermoduls ersetzt werden, nicht verändert werden. Die Position der Such- und Ablagemaske ist somit frei definierbar und Sie können beliebige andere HTML-Elemente in die Seite einfügen.
|
| Arbeits- und Funktionsweise |
In der Standardkonfiguration gelangt der Anwender über einen Link von einer beliebigen Web-Seite auf die Login- Maske des INTERNET-SERVERs, wo er Name und Passwort eingibt. Nach Überprüfung des Logins erhält er die Archivauswahl-Liste mit allen Archiven, die für den Internet- bzw. Intranet-Zugriff freigegeben sind.
Zum Finden von Dokumenten öffnet sich als Nächstes die Suchmaske. Hier werden die Index-Felder des ausgewählten Archivs zur Suche angeboten. Die Maske bietet vom Windows-Client bekannte Funktionen: Begriffe können eingetippt werden, einschließlich Platzhalter*. Alternativ kann der Anwender für das entsprechende Feld die Auswahlliste mit den für dieses Feld bereits verwendeten Indexbegriffen aufrufen und einen daraus auswählen. Zudem kann die Auswahlliste entweder durch die Eingabe der ersten Buchstaben eingeschränkt werden oder es können auch ausschließlich die Begriffe angeboten werden, die im Zusammenhang mit den anderen bereits ausgefüllten Feldern in der Datenbank vorkommen.
Werden bei der Suche mehrere Dokumente gefunden, öffnet sich die Ergebnisliste: Alle gefundenen Dokumente werden als Hyperlinks aufgelistet. Der Anwender kann das Dokument nun im Browser anzeigen lassen, zum Speichern herunterladen oder im Falle von gescannten oder mit dem TIFFMAKER erstellten Dokumenten in hoher Qualität im DocuWare READER anzeigen lassen.
Verfügt der Anwender über die entsprechenden Rechte, kann er über die Infobox die Indexbegriffe verändern. In der Infobox stehen ihm dazu die gleichen Eingabehilfen wie bei der Suche zur Verfügung. Bei der Anzeige schließlich kann der Anwender das Dokument zoomen, rotieren, es durchblättern oder auch direkt zum nächsten Eintrag der Ergebnisliste springen. Aus der Browser- Anzeige heraus kann man zudem das Dokument herunterladen, im DocuWare READER anzeigen lassen oder die Indexbegriffe über die Infobox ändern. Auch das Ablegen von Dokumenten im Archiv ist mit dem INTERNET-SERVER möglich. Der Anwender klickt in der Archivauswahl auf das Ablegen-Symbol neben dem entsprechenden Archiv und es öffnet sich die Ablagemaske. Ähnlich wie in der Suchmaske gibt er die Indexbegriffe ein und wählt dann nur noch die abzulegende Datei aus. Die einzelnen Masken des INTERNETSERVERs können mit HTML- und Perl- Programmierung vielfältig an den Bedarf der Organisation angepasst werden. Das Servermodul des INTERNETSERVERs liefert HTML-Code für einzelne Elemente der DocuWare spezifischen Dialoge (Loginmaske, Suchmaske und Ergebnisliste), z.B. Überschrift, Links, Datenbankfelder, Schaltflächen. HTMLVorlagen, die bestimmen, wie diese Elemente auf einer bestimmten Maske angeordnet werden sollen, werden im PERL-Script mit diesem Code zu HTMLSeiten vervollständigt.
|
| Funktionen und technische Daten |
Login
| - | Abfrage von Benutzername und Passwort |
| - | Direkte Eingabemöglichkeit des Archivs zur Suche ohne Archivauswahl |
| - | Auswahl der Benutzersprache |
Archivauswahl
| - | Archivsymbol farbig wählbar (in DocuWare Archiv-Administration), je nach eingestellter Landessprache im "Ordner"- oder "Schubladen"-Design |
| - | Archivnamen mit bis zu 40 Zeichen möglich |
| - | Wahlweise Start von Dokumentensuche oder -ablage |
Suchen
| - | Manuelle Eingabe von Suchbegriffen mit Platzhaltermöglichkeit |
| - | Auswahlliste in jedem Feld für Auswahl aus vorhandenen Indexbegriffen |
| - | Selektive Auswahlliste: Nur solche vorhandenen Indexbegriffe werden angeboten, die für Dokumente mit gleichen übrigen Indexeinträgen vergeben wurden |
| - | Sortierung des Ergebnisses |
Ergebnisliste
| - | Benutzerfreundliches Tabellendesign |
| - | Browser-Anzeige des Dokuments in gleichem oder neuem Fenster |
| - | Übertragung gescannter oder mit dem TIFFMAKER erstellter Dokumente bis A0 an DocuWare READER für Anzeige mit Markierungen und Stempeln sowie Ausdruck in maximaler Qualität |
| - | Download zum Speichern auf Festplatte |
| - | Infobox für Anzeige und Änderung aller Indexeinträge |
Browser-Anzeige
| - | Anzeige von gescannten Dokumenten auf HTML-Seite |
| - | Zoomen und Rotieren |
| - | Blättern durch das Dokument oder zum nächsten Eintrag der Ergebnisliste |
| - | Übertragung gescannter Dokumente bis A0 an DocuWare READER für Anzeige mit Markierungen und Stempeln sowie Ausdruck in maximaler Qualität |
| - | Download zum Speichern auf Festplatte |
| - | Infobox für Anzeige und Änderung aller Indexeinträge |
Infobox
| - | Anzeige aller Indexeinträge zum Dokument |
| - | Ändern von Indexeinträgen |
| - | Auswahllisten wie bei Suchmaske |
Ablage
| - | Eingabe und Auswahl von Indexbegriffen wie bei der Suchmaske |
| - | Auswahl des abzulegenden Dokuments über Auswahlbox |
Sicherheit
| - | Passwortgeschützter Zugang |
| - | Erhöhte Sicherheit durch optionale Nutzung der SSL-Technik |
Architektur
| - | n-tier Design aus Windows-Service, Perl-basiertem CGI-Programm und Thin HTML-Client |
| - | Freie Wahl von Port und IP-Adresse |
Anpassungen
| - | Design-Anpassung über Cascading Style Sheet und HTML-Templates |
| - | Funktionale Integration durch Anpassung der Perl Scripte |
ASP
| - | Unbegrenzt skalierbar |
| - | Protokollierung aller Zugriffe in dBase- kompatibler Tabelle für Benutzerabrechnung |
|
| - | Unbegrenzt skalierbar |
| - | Protokollierung aller Zugriffe in dBase-kompatibler Tabelle für Benutzerabrechnung |
|
| Systemvoraussetzungen |
| - | DocuWare ab Version 5 mit INTERNET-SERVER auf Rechner mit Windows 2000 und höher |
| - | Web Server (wie z.B. Apache, MS IIS, Netscape Enterprise Server) auf gleichem oder separatem - auch SUN oder Linux - System |
| - | Perl Interpreter ab Version 5.004 mit CGI-Library "CGI.PM" ab Version 2.5 |
| - | HTML-Browser wie Internet Explorer 4+, Netscape Navigator 4+, Firefox, Mozilla |
|
| Nutzen |
| - | Passwortgesicherter Zugriff auf Dokumenten-Pool einfach von jedem Ort mit Web-Browser |
| - | Unternehmensweit im Intranet ohne Installationsaufwand an den Arbeitsplätzen |
| - | Suchen, Anzeigen, Downloaden und Archivieren von Dokumenten, Editieren von Indexbegriffen im Web |
| - | Vollständige Anpassung an das Erscheinungsbild des Web-Auftritts |
| - | Modernes, benutzerfreundliches Design |
|
|
Wenn Sie sich über die Möglichkeiten, Kosten zu senken und Ihre Akten und Belege elektronisch zu archivieren, informieren möchten, dann nutzen Sie einfach und bequem das Antwortformular, es lohnt sich!
 zurück zur DocuWare Übersicht
|
|
Dienstleistungen
Software Produkte
Archivierung - DMS
DocuWare 5
Internet-Server
Workflow - BPM
Rasterbearbeitung
