|
DocuWare Connect To R3
Archivierung für SAP R/3
|
|
Connect to R/3 verbindet DocuWare über die R/3-Standardschnittstelle ArchiveLink nahtlos mit SAP R/3. Alle Dokumententypen und Ablagestrategien (Archivierungsszenarien) aus R/3 werden unterstützt. Spezielle Funktionen ermöglichen die Ergänzung von Indexbegriffen und die Erstellung selbsttragender Archive auf CD/DVD.
 Datenblatt zu DocuWare Connect To R3 (PDF-Format)
|
|
SAP R/3 erwartet vom Archivsystem, dass es Dokumente in verschiedenen, durch eine zweistellige Archiv-ID (Content Repository) eindeutig identifizierten Archiven ablegen kann und dass die Dokumente im jeweiligen Archiv unter einer eindeutigen Dokument- ID zur Verfügung stehen. Über ein ABAP-Programm können zusätzliche Indexkriterien aus dem R/3- System extrahiert und dem DocuWare Archiv übergeben werden.
|
| Produktarchitektur |
DocuWare CONNECT to R/3 besteht aus drei Komponenten, die alle auf der Architektur von DocuWare aufsetzen: Imaging Client, HTTP Content Server und Batch-Processor. Archive, die Dokumente für SAP R/3 aufnehmen, werden mit DocuWare angelegt. Ebenso kann aus DocuWare heraus nach Dokumenten gesucht werden, die von SAP R/3 dort abgelegt wurden. Dementsprechend können alle von DocuWare unterstützten Datenbank-Produkte zur Verwaltung der Dokumente eingesetzt werden, selbsttragende Archive auf CD/DVD erstellt werden und der Zugriff mit Web-Browser über Internet/Intranet ist möglich.
|
| Imaging Client |
Die erste Komponente ermöglicht das Scannen, Anzeigen und Drucken sowie Ablegen von Dokumenten. Sie kommt dann zum Einsatz, wenn Dokumente am lokalen PC erfasst oder angezeigt und bearbeitet werden sollen. Der R/3-Client ruft den Imaging Client auf und steuert ihn über OLE-Automation. Zum Scannen übergibt er die Archiv-ID des Archives, in dem das Dokument nach dem Scannen vom Imaging Client abgelegt werden soll. Der Imaging-Client gibt dann die Dokument-ID, also die eindeutige Kennung, unter der das Dokument im DocuWare-Archiv abgelegt ist, an den R/3-Client zurück. R/3 speichert die Dokument-ID zusammen mit seinem jeweiligen Business-Objekt. Zum Anzeigen von archivierten Dokumenten übergibt der SAP-Client die Dokument-ID und die Archiv-ID an den Imaging Client. Der sucht das Dokument im DocuWare-Archiv und zeigt es sofort an. Alternativ kann die Dokumentdatei auch in ein Verzeichnis kopiert und dort von R/3 weiterbearbeitet werden. Der Imaging Client greift beim Ablegen und Suchen - wie DocuWare 4 selbst - vom Arbeitsplatz-PC aus direkt auf die DocuWare-Archive zu. Angezeigte Dokumente können mit dem Imaging-Client jederzeit ausgedruckt werden.
|
| HTTP Content Server |
Die zweite Komponente dient der Kommunikation zwischen R/3 und dem DocuWare-Archiv ohne eigene Benutzerführung. Über das Protokoll HTTP (Hypertext Transfer Protocol) kann R/3 Daten und Dokumente dem HTTP Content Server übergeben (bis Release 4.5: RFC-Server). Ebenso kann R/3 über den Server Dokumente und Dateien aus dem DocuWare-Archiv anfordern und beispielsweise über einen Web-Browser am Client anzeigen lassen. R/3 übergibt dazu die Dokument-ID, Archiv-ID und die Komponenten-ID an den HTTP Content Server. In archivierten SAP-Drucklisten ist über den HTTP Content Server eine freie Suche möglich. Je nach Aufbau dieser programmierten Listen ist von dort aus auch eine Indexsuche erlaubt. Ebenso ist eine uneingeschränkte Suche in den über die RFC-Technologien abelegten Drucklisten nach dem Update auf die HTTP-Technologie möglich. Der in JAVA implementierte Server läuft als NT-Dienst auf einem eigenen Rechner oder einem NT-Server und greift von dort direkt auf die DocuWare-Archive zu.
|
| Batch-Processor |
Die dritte Komponente dient zur Archivierung von bereits gescannten Dokumenten beim "frühen und späten Archivieren mit Barcode". Zunächst werden Papierdokumente mit DocuWare 4 gescannt und dabei in einem DocuWare-Briefkorb zwischengespeichert. Anschließend wird mit DocuWare RECOGNITION der aufgeklebte Barcode ausgelesen und in den Dateikopf der TIFF-Datei geschrieben. Der Batch-Processor enthält zwei Funktionskomponenten zur weiteren Bearbeitung. Die eine greift auf das Verzeichnis, das den DocuWare-Briefkorb repräsentiert, zu und legt die Dokumente selbständig im eingestellten Archiv ab. Dabei liest sie den Barcode-Wert aus dem Dateikopf aus und erhält nach erfolgreicher Ablage die eindeutige Dokument-ID zurück. Barcode-Wert, Dokument-ID sowie Archiv-ID, Dokumenttyp und Ablagedatum werden in die Übergabetabelle für R/3 geschrieben. Die zweite Funktionskomponente überträgt die Übergabetabelle per RFC an das R/3-System. Nachdem die Barcode-Nummer beim Erfassen von R/3 Business-Objekten, also z.B. beim Buchen von Eingangsrechnungen, ebenfalls erfasst wird oder wurde, kann nun R/3 anhand dieser Barcode-Nummer die zugehörige Dokument-ID aus der Übergabetabelle auslesen und automatisch die Verknüpfung zum Business-Objekt herstellen. Beide Funktionskomponenten können unabhängig voneinander auch auf getrennten PCs ausgeführt werden.
|
| Ergänzung von Indexbegriffen |
Um Dokumente auch unabhängig von R/3 nach verschiedenen Kriterien recherchieren zu können, bietet DocuWare eigene Funktionen. Nachdem R/3 sämtliche Dokumente nur mit einer Dokument-ID im DocuWare-Archiv ablegt, müssen zusätzliche Indexkriterien dem Archiv übergeben werden. Dies geschieht in zwei Schritten. Ein ABAP-Programm, das von einem ABAP-Spezialisten anwendungsspezifisch erstellt wird, liest die erforderlichen Indexkriterien aus den R/3-Datenbanken aus. Bei Lieferantenrechnungen zum Beispiel, ermittelt das ABAP-Programm zu jedem seit einem bestimmten Zeitpunkt neu angelegten Business-Objekt die Dokument-ID, das Rechnungsdatum, die Rechnungssumme und das Kreditorenkonto und sucht aus dem Kreditorenstamm den zugehörigen Lieferantennamen. Die ermittelten Daten schreibt es in eine ASCII- oder dBASE-Tabelle. Das Zusatzmodul DocuWare AUTOINDEX liest diese Tabelle aus und trägt die Daten als zusätzliche Index-begriffe zu der jeweiligen Dokument-ID in die Datenbank des DocuWare-Archives ein. Konfiguration und Ausführung von DocuWare AUTOINDEX erfolgen vollkommen menügeführt.
|
| Selbsttragende Archive |
DocuWare verfügt über ein sehr flexibles und leistungsfähiges Speichermanagement, das auch im R/3-Einsatz uneingeschränkt zur Verfügung steht. Zentrale DocuWare Archive können Dokumente auf beliebigen Speichermedien ablegen und von dort aufrufen. Migrationsfunktionen ermöglichen die einfache Verlagerung von einem auf das andere Medium und dadurch den Aufbau eines hierarchischen Speichermanagements. Ganze Archive oder Teile daraus können auf CD oder DVD übertragen werden. Dies ist optional mit Datenbank und dem Recherchetool DocuWare CDREQUEST möglich. Dadurch kann mit einem beliebigen PC direkt von der CD oder DVD in einem Archiv recherchiert werden, ohne Softwareinstallation.
|
| Zusammenarbeit mit Scandienstleistern |
Scandienstleister verfügen über leistungsfähige Scanner und garantieren für die Qualität des Erfassungsergebnisses. Für das von SAP als "frühes oder spätes Archivieren mit Barcode" bezeichnete Szenario für Papierdokumente unterstützt DocuWare die Zusammenarbeit mit Scandienstleistern optimal auf zweierlei Wegen. Einmal übergibt der Scandienstleister die gescannten Dokumente mit durchgeführter Barcode-Erkennung im DocuWare-Briefkorbformat auf CD/DVD. Der Anwender legt die CD/DVD ein und startet den Batch-Processor von DocuWare CONNECT to R/3. Der legt die Dokumente zunächst ab und überträgt die Übergabetabelle wie oben beschrieben. Diese Methode ist sinnvoll, wenn in dasselbe Archiv auch vom Anwender selbst Dokumente abgelegt werden. Im zweiten Fall hat der Scandienstleister die Dokumente bereits selbst in einem Abbild des Archives abgelegt und die Übergabetabelle erzeugt. Der Anwender legt nur die CD/DVD in eine Jukebox und aktualisiert die Datenbank des DocuWare-Archives. Diese Methode ist dann möglich, wenn für das jeweilige Archiv ausschließlich durch den Scandienstleister Dokumente erfasst werden.
|
| Anforderungen |
| - | Systembetreuer, der Konfiguration und Customizing von R/3 und ArchiveLink-Schnittstelle beherrscht. |
| - | Imaging Client und Batch-Prozessor: Windows Betriebssystem, 64 MB RAM, OLE Service |
| - | HTTP Content Server: Windows Betriebssystem Server oder Workstation, 128 MB RAM |
| - | SAP R/3 ArchiveLink-Schnittstelle Version 3.1/4.0/4.5 oder höher |
| - | DocuWare 5 Systemlizenz + Betriebsstättenlizenz oder so viele Netzwerk Volllizenzen, wie benannte R/3-Anwender auf DocuWare Zugriff haben sollen. |
| - | Für Barcode-Erkennung: DocuWare RECOGNITION |
| - | Für Suchbegriff-Ergänzung: DocuWare AUTOINDEX und ABAP-Programm für Datenextraktion |
|
| Glossar |
| Vorbereitung |
| - | Ermittlung der Dokumentenarten, die archiviert werden sollen und Zuordnung zu jeweiligen R/3-Dokumenttypen. |
| - | Vereinbarung der Archivierungsstrategien für Papierdokumente (frühes, gleichzeitiges, spätes Archivieren mit Barcode oder SAP Business Workflow). |
| - | Entscheidung, welche Papierdokumente ggf. durch Scandienstleister erfasst werden sollen. |
| - | Festlegung, an welchen Arbeitsplätzen welche Dokumenttypen recherchiert, angezeigt und gedruckt werden sollen. |
| - | Festlegung, mit welchen Techniken an den jeweiligen Arbeitsplätzen Dokumente archiviert bzw. recherchiert werden sollen (über Imaging-Client, HTTP Content Server oder Batch-Processor). |
| - | Festlegung, welche Dokumente in welche Archive abgelegt werden sollen. |
| - | Ermittlung des Customizing-Bedarfs für SAP R/3 anhand der vorgenommenen Festlegungen. |
| - | Entscheidung, ob und falls ja welche Indexkriterien aus R/3 zusätzlich an das DocuWare-Archiv übergeben werden sollen. |
| - | Festlegung, an welchen Arbeitsplätzen unabhängig von R/3 in Archiven recherchiert werden soll. |
| - | Festlegung von Dantenbank-Produkt, Server für Datenbank und Dokumente sowie Speichermedien für Dokumente. |
| - | Überlegungen zur Auslagerung von (Teil-)Archiven auf CD oder DVD. |
|
| Dokumentart |
Unterscheidung nach Funktion des Dokumentes: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Lieferschein, Vertrag, Buchungsjournal etc.
|
| Dokumenttyp |
Technischer Dokumenttyp entsprechend der SAP-Definition: Gescannte Dokumente oder anders erzeugte Bitmap-Dateien (FAX =TIFF) Ausgehende, von SAP R/3 erzeugte Dokumente: PDF (früher auch OTF) Von SAP R/3 erstellte Drucklisten: ALF (Advanced List Format) Daten für die Archivierung R/3- interner Datenbestände: REO Binärdaten: BIN Von Anwendungsprogrammen erstellte 'Desktop-Dateien': z.B. Word-/Excel- Dateien
|
| Business-Objekt |
SAP-Begriff für datentechnisch abgebildeten Geschäftsvorfall, z.B. Buchungssatz.
|
| Ablagestrategien (Archivierungsszenarien) |
SAP unterscheidet insgesamt 7 Methoden (ab Rel. 4.5) für die Archivierung von eingehenden Dokumenten:
|
| - | Frühes/Spätes Ablegen mit Barcode: Dokumente werden mit Barcode-Etikett versehen, im Stapel gescannt und archiviert. Wenn das Scannen vor dem Anlegen des Business-Objektes (Verbuchen in R/3) erfolgt, spricht man von "frühes", andernfalls "spätes Ablegen mit Barcode". |
| - | Gleichzeitiges Ablegen: Eine Sonderform von "frühes Ablegen mit SAP Business Workflow". Dokumente werden beim Anlegen des Business-Objekts sofort gescannt und an demselben Arbeitsplatz diesem Business-Objekt zugeordnet. |
| - | Frühes/Spätes Ablegen mit SAP Business Workflow: Dokumente werden einzeln gescannt, archiviert und gleichzeitig einem Workflow-Prozess zugeordnet, der das Dokument zur Erstellung des Business-Objektes weiterleitet. Beim späten Ablegen erfolgt die Zuordnung des Dokumentes zum Business-Objekt anhand der Belegnummer durch einen Workflowprozess. |
| - | Ablegen und Zuordnen: Dieses Szenario ist ab Rel. 4.5A verfügbar. Es entspricht dem "spätes Ablegen mit SAP Business Workflow", jedoch erfolgen hier alle Bearbeitungsschritte an demselben Arbeitsplatz. |
| - | Zuordnen und Ablegen: Dieses Szenario ist ab Rel. 4.5A verfügbar. Es entspricht dem "spätes Ablegen mit SAP Business Workflow", jedoch ohne Einsatz des Workflows. |
|
|
Wenn Sie sich über die Möglichkeiten, Kosten zu senken und Ihre Akten und Belege elektronisch zu archivieren, informieren möchten, dann nutzen Sie einfach und bequem das Antwortformular, es lohnt sich!
 zurück zur DocuWare Übersicht
|
Dienstleistungen
Software Produkte
Archivierung - DMS
DocuWare 5
Connect to R/3
Workflow - BPM
Rasterbearbeitung
