|
DocuWare Coldread
Archivierung von Spool-Daten
|
|
Unternehmen erzeugen große Mengen an Belegen, Jounalen und Berichten, die über Drucker ausgegeben werden. Die erzeugten Spool-Dateien übernimmt Coldread für die elektronische Archivierung. Die in den Spool-Dateien enthaltenen Dokumente können jederzeit gefunden, originalgetreu angezeigt und ausgedruckt werden.
 Datenblatt zu DocuWare Coldread (PDF-Format)
|
| Funktionsweise |
DocuWare Coldread läuft als selbstständiger Prozess auf einem Arbeitsplatz-PC oder einem Server, der sowohl auf die Spool-Daten als auch auf die DocuWare-Archive Zugriff hat. Die Spool-Dateien können hierfür entweder direkt über das LAN, über eine PC-Host-Koppelung oder auf einem geeigneten Datenträger verfügbar gemacht werden. Der Einleseprozess wird von Hand oder automatisch zeitversetzt, z.B. nachts, angestoßen. Anhand der spezifisch für die jeweiligen Spool-Daten vorgenommenen Anpassung liest Coldread die Ordnungskriterien für die Ablage aus den Daten aus und konventiert die Spool-Daten dann in das einheitliche DocuWare-Archivformat. Anschließend werden die Ordnungskriterien in die Archivdatenbank eingetragen und die konvertierten Spool-Daten auf dem Datenträger des Archivs gespeichert. Ist das Archiv für die Volltextrecherche eingerichtet, baut DocuWare anhand des Inhalts der Dokumente den Volltext-Index auf. Häufig werden die Spool-Daten auf Formulare gedruckt oder für den Ausdruck auf elektronischem Weg Formulare eingeblendet. Diese Formulare werden nicht mit jedem Dokument im Archiv abgelegt, sondern einmalig bei der Einrichtung von Coldread als TIFF-Datei gespeichert und den Dokumenten bei der späteren Wiedergabe elektronisch hinterlegt. Nach dem Einlesen stehen die Dokumente sofort für die Recherche zur Verfügung. Der Anwender gibt einen Suchbegriff ein, z.B. den Kundennamen, einen Zeitraum oder die Belegart, und enthält eine Liste der gefundenen Dokumente. Die mit Coldread erfassten Dokumente werden gemeinsam mit anderen Schriftstücken, Dateien und Mails aufgelistet, die der Suchabfrage entsprechen. Alternativ oder ergänzend können die Dokumente nach jedem beliebigen enthaltenen Begriff oder Wert recherchiert werden. Zur Anzeige bietet DocuWare den Textmodus, der nun die reinen Nutzdaten darstellt, oder den Bildmodus, der die Nutzdaten formatiert und ein gegebenenfalls vorhandenes Formular hinterlegt. In dieser Ansicht kann das Dokument originalgetreu ausgedruckt oder per Fax versendet werden. Das Finden und Anzeigen von Dokumenten ist sowohl mit dem Windows-Client von DocuWare 4 als auch beim Einsatz des DocuWare INTERNET-SERVER mit einem Browser über das Internet und Intranet möglich. Zur Auslagerung älterer Dokumente bietet DocuWare die Möglichkeit, diese mit Suchdatenbank und Recherchemodul auf CD, DVD und andere Datenträger revisionssicher zu übertragen.
|
| Nutzen |
| - | Kostengünstige Archivierung von Massedaten auf preiswerten Datenträgern |
| - | Einfacher Zugriff über LAN, Intranet und Internet |
|
| Systemvoraussetzungen |
| - | Spool-Daten, die sämtliche variable Daten in lesbare, strukturierter Form enthalten |
| - | Zugriff auf Spool-Daten vom Windows-PC über LAN, PC-Host-Koppelung oder Windows-kompatiblem Datenträger |
| - | COLD-Anpassung: Konfiguration der Einlesejobs für jeweilige Spool-Dateien (erfolgt durch Autorisierten DocuWare Partner) |
|
| Funktionen |
| Erfassen |
|
| - | Einlesen der Spool-Daten |
| - | Bis zu 5 Dokumente pro Sekunde |
| - | Batchbetrieb mit einstellbarer Startzeit |
| - | Einlesen mehrerer Spool-Dateien in Folge |
|
|
| Ablage im Archiv |
|
| - | Verwaltung der Ordnungskriterien und des Volltext-Indexes in einer Datenbank |
| - | Konventierung unterschiedlicher Spool-Daten in ein einheitliches Archivformat |
| - | Ablage der Spool-Daten auf RAID-Systemen, CD, DVD, MO oder WORM |
| - | Bis zu 16 Mio. Dokumente pro Archiv |
| - | Bis zu 999 Seiten pro Dokument |
| - | Beliebig viele Archive pro DocuWare-System |
| - | Bis zu 24 Ordnungskriterien wählbar |
| - | Stichwortfeld mit bis zu 64 Einträgen pro Dokument |
|
| Recherche |
|
| - | Suche nach Ordnungskriterien, im Volltext oder in der hierarchischen Ansicht |
| - | Von-bis-Suchen nach Datums- und Zahlenwerten |
| - | Und-/Oder-Verknüpfungen |
| - | Suche über DocuWare Windows- oder Web-Client |
|
| Wiedergabe |
|
| - | Nutzdaten im Textmodus |
| - | Originalgetreu formatierte Darstellung mit Hinterlegung von Formularen |
| - | Zoomen und Rotieren von Dokumenten |
| - | Blättern durch mehrseitige Dokumente |
| - | Originalgetreuer Ausdruck, auch von Segmenten |
| - | Faxversand von Beleg-kopien mit PC-Faxlösung |
| - | Export von Dokumenten als TIFF-Datei |
|
| Verwaltung und Sicherheit |
|
| - | Export und Migration von Archiven mit üblichen DocuWare Funktionen |
| - | Datensicherung mit herkömmlichen Werkzeugen |
| - | Zugriffsschutz auf Archiv- und Dokumentebene benutzer- und gruppenabhängig einstellbar |
|
|
Wenn Sie sich über die Möglichkeiten, Kosten zu senken und Ihre Akten und Belege elektronisch zu archivieren, informieren möchten, dann nutzen Sie einfach und bequem das Antwortformular, es lohnt sich!
 zurück zur DocuWare Übersicht
|
|
Dienstleistungen
Software Produkte
Archivierung - DMS
DocuWare 5
Coldread
Workflow - BPM
Rasterbearbeitung
