Dienstleistungen Lösungen Software Produkte Archivierung - DMS DocuWare 5 Coldread Recognition Autoindex Link CDRequest Active Import Connect To Notes Toolkit Connect to R/3 Internet-Server Content-Folder Business COLD2TIFF DocuWare Reader Kalkulation Info Broschüren Präsentationen Workflow - BPM Viewer - Rasterbearbeitung Document Capture Hardware Produkte Service & Support Das Unternehmen Kontakt DocuWare Autoindex Automatische Indexierung archivierter Dokumente anhand externer Daten Für viele zu archivierende Dokumente liegen Indexbegriffe bereits an andere Stelle in der EDV vor. Die Finanzbuchhaltung erfasst beispielsweise zu einer Rechnung den Absendernamen und die Belegnummern. DocuWare AUTOINDEX übernimmt die Daten und fügt Sie dem Archiv zu. Die manuelle Indexvergabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch. Datenblatt zu DocuWare Autoindex (PDF-Format) Funktionsweise Die Zuweisung der externen Indexdaten erfolgt anhand eindeutiger "Matchcodes". Das ist zum Beispiel die Belegnummer einer Rechnung. Mit dieser Belegnummer als Indexbegriff wird die Rechnung zunächst im DocuWare Archiv abgelegt. Die Belegnummer muss ebenso im externen Datenbestand vorhanden sein. AUTOINDEX arbeitet jeden Datensatz des externen Datenbestandes ab und sucht im DocuWare-Archiv anhand der Belegnummer das jeweils zugehörige Dokument. Wurde es gefunden, trägt AUTOINDEX die übrigen Indexbegriffe aus dem externen Datenbestand nach. Als externe Datenbestände werden Tabellen im ASCII- oder im dBASE-Format verwendet. DocuWare AUTOINDEX trägt die zusätzlichen Indexbegriffe automatisch ohne Benutzereingriff nach. Wie oben dargestellt müssen die Dokumente vorher mindestens mit dem Matchcode als Indexbegriff im Archiv abgelegt worden sein. Hierfür stehen zwei Methoden zur Verfügung. Bei der manuellen Ablage wird das Dokument angezeigt, der Anwender tippt den als Matchcode zu verwendenden Indexbegriff in die Ablagemaske ein. Für die automatische Ablage kommt das Zusatzmodul DocuWare RECOGNITION zum Einsatz. Es liest den Matchcode entweder als Text bzw. Zahl mit OCR aus dem Dokument aus, oder es erkennt einen Barcode, der auf dem Dokument angebracht ist. Wegen der hohen Erkennungssichterheit wird der Barcode bevorzugt. Er wird z.B. als fortlaufende Belegnummer mit einem Etikett auf eine Rechnung geklebt. Solche Etiketten können sehr einfach selbst erstellt oder von externen Anbietern bezogen werden. DocuWare RECOGNITION wird von Hand gestartet und bearbeitet dann alle gescannten Dokumente in einem DocuWare-Briefkorb, von wo diese anschließend in einem Zug abgelegt werden können. Alternativ kann für die vollautomatische Verarbeitung das Zusatzmodul DocuWare ACTIVE IMPORT jedes Dokument nach dem scannen sofort übernehmen, RECOGNITION aufrufen, dadurch Text bzw. Barcode auslesen lassen und die Dokumente anschließend direkt im vorgegebenen Archiv ablegen. Nutzen - Automatische Indexierung - Produktivitätssteigerung durch Wegfall manueller Eingaben - Vermeidung von Erfassungsfehlern - Einfache Archiv-Umorganisation Weitere Einsatzmöglichkeiten Neben Eingangsrechnungen wird AUTOINDEX auch zur Indexergänzung rücklaufender Ablieferquittungen und Arbeitsberichte eingesetzt. Für diese Belege liegen die Indexbegriffe beim Ausdruck bereits im System vor, als Matchcode kann ein Barcode mit aufgedruckt werden. Nach dem Rücklauf können die Dokumente dann vollautomatisch archiviert werden. Auch für die Umorganisation von Archiven ist AUTOINDEX ein wertvolles Werkzeug: Die komplette Dokument-Datenbank eines Archivs wird mit DocuWare in eine dBASE-Tabelle exportiert, in der sie mit Werkzeugen wie Excel, dBASE oder Access bearbeitet wird. Anschließend schreibt AUTOINDEX die geänderten Indexdaten anhand der als Matchcode verwendeten Dokumenten-ID in die Archivdatenbank zurück. Konfiguration Die Konfiguration erfolgt vollständig menügeführt. Dabei wird die externe Datenquelle ausgewählt und deren Datenfelder den Indexfeldern des DocuWare-Archivs zugeordnet. Ein Feld wird als Matchcode festgelegt. Funktionen Konfiguration - Auswahl des DocuWare-Archivs - Auswahl der externen Datenquelle - Vermeidung von Erfassungsfehlern - Unterstützte Datenquellen-Formate: dBASE III-V, CSV, ASCII mit festen Feldlängen und fester Feldanzahl, ASCII mit festen Feld- und Datensatzbegrenzungen, DocuWare Archivdatenbank - Zuweisung externer Datenfelder zu Indexfeldern der Archivdatenbank - Protokollierung des Übertragungsergebnisses in Log-Datei - Übertragung nur bei eindeutiger oder bei mehrfacher Übereinstimmung des Matchcodes - Speicherung der Konfiguration Ablauf - Auswahl einer gespeicherten Konfiguration - Optionale Anzeige des Übertragungsvorganges in Monitor-Feld - Übertragung mit manueller Einzelbestätigung - Programmstart durch externe Anwendungen möglich, mit Übergabe des Konfigurationsnamens als Parameter Wenn Sie sich über die Möglichkeiten, Kosten zu senken und Ihre Akten und Belege elektronisch zu archivieren, informieren möchten, dann nutzen Sie einfach und bequem das Antwortformular, es lohnt sich! zurück zur DocuWare Übersicht Letzte Änderung: 28.08.2009, webmaster@novodoc.de Impressum